文書是什么?

發(fā)布時間：2025-08-20 | 來源：互聯(lián)網(wǎng)轉(zhuǎn)載和整理

[拼音]：wenshu

[外文]：records

亦稱文件。 國家機關(guān)、社會組織、 企事業(yè)單位或個人在社會活動中為處理事務(wù)、交流信息而使用的各種載體的文字、圖表、聲像等記錄材料。它是人們社會交往的工具，也是檔案的前身。文書和文獻的概念不同，文獻是記錄有知識的一切載體，包括的范圍很廣，圖書、期刊、報紙、檔案等都是；文書只是文獻的下屬概念之一，它不包括傳播知識、信息的出版物，也不包括已被保存起來的歷史記錄，是與圖書、檔案等并列的概念。文書和文件的概念，有些學(xué)者認(rèn)為是有區(qū)別的：有的人認(rèn)為文書是一個***名詞，是總體的概念，而文件只是其中以文字為表述形式的那一部分，也作為單份書面記錄的稱謂，還有的人則正相反，認(rèn)為文件是廣義詞，是總體概念，而文書只是其中一個種類，專指書面文件。

文書一詞早在漢代即已使用，如《史記·匈奴傳》：“毋文書以言語為約束”；《漢書·刑法志》：“文書盈于幾閣，典者不能遍睹。”而文件一詞則遲至清末才出現(xiàn)，此后二者經(jīng)常混用，隨著現(xiàn)代社會文書制作材料的擴展和記載方式的變化，文書和文件的內(nèi)涵也逐漸擴大。在外文中，文書、文件 以至 文獻則基本沒有區(qū)別。英文record一詞，通常譯為記錄、記載，按國際檔案理事會所編《檔案術(shù)語詞典》(1984)的解釋為：“由機關(guān)、團體、組織或個人在履行其法定職責(zé)或處理事務(wù)中產(chǎn)生、收到并保存的任何形式和載體的信息記錄。”這個解釋雖有些偏向于檔案，但與中國文書的概念最為接近；英文document一詞，通常譯為文件或文獻，按《檔案術(shù)語詞典》的解釋為：“載體與記錄于其上的信息的結(jié)合體，可用作憑證或參考?！边@個解釋介于文件和文獻之間，而更接近于文獻。其他語種如法語、德語、西語、俄語等也基本如此。

文書就其形成者和使用范圍，可分為公務(wù)文書和私人文書兩大類。公務(wù)文書指國家機關(guān)、社會組織和企事業(yè)單位在履行其職務(wù)的活動中產(chǎn)生和使用的文書；私人文書指個人、家庭或家族在處理自身事務(wù)的活動中產(chǎn)生和使用的文書，如信件、筆記、契約、書稿、家譜等。公務(wù)文書通常簡稱為公文，是文書中的主要部分，也是文書學(xué)的主要研究對象。公文的種類，依其來源可分為收文、發(fā)文和內(nèi)部文書；依其行文關(guān)系可分為上行文、平行文和下行文；依其傳播范圍可分為公布用文書、機密文書和內(nèi)部文書；依其性質(zhì)和用途可分為法規(guī)文書和日常行政管理文書；依其制發(fā)機關(guān)可分 為黨派團體文 書、國家行政機關(guān)文書、企業(yè)事業(yè)單位文書等；依其文種的應(yīng)用范圍可分為通用文書和專用文書。作為管理國家事務(wù)和進行社會交往的重要工具，公文具有如下特征：

（1）必須由法定的作者制成和發(fā)布，即依法成立并能以自己的名義行使權(quán)力和根據(jù)自己的職能和權(quán)限制發(fā)公文；

（2）公文代表機關(guān)的法定權(quán)威，也是處理事務(wù)的依據(jù)，具有施政效用，必須貫徹執(zhí)行；

（3）公文的種類、用途、體式以及處理程序一般都有明確規(guī)定，以維護它的權(quán)威性和嚴(yán)肅性，保證能及時、準(zhǔn)確地處理事務(wù)。

現(xiàn)代有些學(xué)者提出文件(即文書)運動(生命)周期理論，認(rèn)為文件從其產(chǎn)生至消亡有一個過程，這個過程可分為如下幾個階段：

一是制作階段，即書面文件的撰寫、表格文件的設(shè)計與填寫、圖示文件的繪制、音像文件的錄制、機讀文件的輸入等。其制作通常是由各單位的領(lǐng)導(dǎo)人、業(yè)務(wù)人員、秘書人員以及其他各種公職 人員或私人 來完成的。

二是現(xiàn)實使用階段，這時的文件處在傳遞、運轉(zhuǎn)、承辦和執(zhí)行過程中，暫時存放在制作、收到和承辦的單位或個人手中。這一階段的工作，也是由領(lǐng)導(dǎo)人、業(yè)務(wù)人員、秘書人員以及其他各種公職人員或私人來完成的。處于這一階段的文件被稱作現(xiàn)行文件。

三是暫時保存階段，北美國家的一些學(xué)者稱為半現(xiàn)行文件階段或休眠階段。這時的文件已現(xiàn)實使用完畢，因一部分日后尚有查考價值而被保存起來，中國習(xí)慣稱為歸檔。 保存這些文件的機構(gòu)稱為檔案室或中間檔案館。中國學(xué)者一般認(rèn)為進入這一階段文件已轉(zhuǎn)化為檔案，不宜再稱其為文件而只能稱其為檔案，或稱現(xiàn)行檔案、現(xiàn)行機關(guān)檔案。歐美一些國家的學(xué)者則仍稱之為文件，或半現(xiàn)行文件、休眠文件、檔案文件，保存這一階段文件的機構(gòu)則稱為文件室、文件中心、文件服務(wù)中心。

四是永久保存階段。在暫時保存階段(一般為二、三十年)的文件，有一部分喪失繼續(xù)保存的價值，被銷毀，剩下的仍有科學(xué)、歷史價值的文件將無限期地保存下去，直至其毀滅。處于這一階段的文件一般均由檔案館保存，世界各國普遍稱之為檔案，也有些學(xué)者稱之為非現(xiàn)行文件、歷史文件或檔案文件。

上述4個階段的劃分是就文書總體而言，具體到每一份文件，有的只經(jīng)歷制作與現(xiàn)實使用階段，有的還經(jīng)歷暫時保存階段，而經(jīng)歷全部4個階段的只是其少數(shù)。據(jù)北美國家抽樣統(tǒng)計，現(xiàn)代社會的文件進入永久性保存階段的只是5％左右。

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