行政公文的寫作都有哪些格式應該注意哪些問題

發(fā)布時間：2025-12-07 | 來源：互聯(lián)網(wǎng)轉載和整理

行政公文的寫作都有哪些格式？應該注意哪些問題？1基本內容基本內容公文格式公文格式——即公文規(guī)格樣式，是指公文中各個組成部分的構成方式，它和文種是公文外在形式的兩個重要方面，直接關系到公文的效用的發(fā)揮。包括公文組成、公文用紙和裝訂要求等。公文的格式一般包括：標題、主送機關、正文、附件、發(fā)文機關（或機關用章）、發(fā)文時間、抄送單位、檔案版頭、公文編號、機密等級、緊急程度、閱讀范圍等項。一、標題。關于要有,公文標題由發(fā)文機關、發(fā)文事由、公文種類三部分組成，稱為公文標題“三要素”。如：《關于延華集團董事局關于表彰1997年度先進工作者的通知》這一檔案標題中，“延華集團董事局”是發(fā)文機關，“關于表彰1997年度先進工作者”是發(fā)文事由，“通知”是公文種類。公文標題應當準確、簡要地概括公文的主要內容。文號的位置在公文的開首，居于正文的上端中央。用3號仿宋體于版頭下空2行紅色橫線之上，下行文、平行文的居中排印，上行文的在左側排印，與右側的“簽發(fā)人”對稱。其中發(fā)文機關代字由發(fā)文機關所在行政區(qū)代字、發(fā)文機關代字和公文類別代字組成。發(fā)文年度與發(fā)文順序號都只能用***數(shù)字，發(fā)文年度要用中括號“[]”而不能用圓括號“（）”，另外發(fā)文年度應標全稱，不能簡寫，例如〔2006〕不能簡寫為〔06〕。發(fā)文序號分年度從1號起，按公文簽發(fā)時間的先后依次編號，不能跳號，不留空號，不隨意編號（例如“1”不編為“01”或“001”），不加“第”字。標題位于紅色橫線下方空2行排印。用2號華文中宋體，居中排印。標題中除法規(guī)、規(guī)章名稱加書名號外，一般不用標點符號。二、主送機關。上級機關對下級機關發(fā)出的指示、通知、通報等公文，叫普發(fā)公文，凡下屬機關都是受文機關，也就是發(fā)文的主送機關；下級機關向上級機關報告或請示的公文，一般只寫一個主送機關，如需同時報送另一機關，可彩抄報形式。主送機關一般寫在正文之前、標題之下、頂行寫。在標題下空1行，左側頂格用3號仿宋體排印，回行時頂格，最后一個主送機關名稱之后用全形冒號。三、正文。這是公文的主體，是敘述公文具體內容的，為公文最重要的部分。正文內容要求準確地傳達發(fā)文機關的有關方針、政策精神，寫法力求簡明扼要，條理清楚，實事求是，合乎文法，切忌冗長雜亂。請示問題應當一文一事，不要一文數(shù)事。文中的結構層次序數(shù)應準確掌握和使用，即：第一層用“一、”，第二層用“（一）”，第三層用“1．”，第四層用“（1）”。第三層的“1．”不能寫成“1、”，即把小圓點寫成頓號。在正文層次不多的情況下，第一層用“一、”，第二層可用“1．”。在正文中只能用仿宋、小標宋、黑、楷4種字型，均用3號字。正文中只有一級小標題的，小標題用黑體字排??；有兩級小標題的，第一級小標題用黑體字排印，第二級小標題用楷體字排??；有多級小標題的，第一級小標題用小標宋體字排印，第二級小標題用黑體字排印，第*小標題用楷體字排印，第四級小標題用仿宋體排印。除小標題之外的正文文字，有雙文種的（既復合型公文），第一文種的正文用楷體字排印，第二文種的正文用仿宋體字排印。四、發(fā)文機關。寫在正文的下面偏右處，又稱落款。發(fā)文機關一般要寫全稱。也可蓋印不寫發(fā)文機關。機關印章蓋在公文末尾年月日的中間，作為發(fā)文機關對公文生效的憑證。五、發(fā)文日期。公文必須注明發(fā)文日期，以表明公文從何時開始生效。發(fā)文日期位于公文的末尾、發(fā)文機關的下面并稍向右錯開。發(fā)文日期必須寫明發(fā)文日期的全稱，以免日后考察時間發(fā)生困難。發(fā)文日期一般以領導人簽發(fā)的日期為準。一般以領導人最后簽發(fā)的日期為準，經會議討論通過的決議、決定等以會議通過的日期為準。用漢字標注“零”寫成“0”，成文日期在正文之下一般空4行、右邊空4個字，用3號仿宋體排印。六、主題詞。一般是將檔案的核心內容概括成幾個片語列在文尾發(fā)文日期下方，如“人事任免通知”，“財務管理規(guī)定”等，片語之間不使用標點符號，用醒目的黑體字標出，以便分類歸檔。般位于末頁下端抄送機關或印制版記上方，“主題詞”用3號黑體字，居左頂格標注，后標全形冒號，主題詞詞目用3號小標宋體字，一篇公文最多不超過5個主題詞。每個詞目之間空1字，主題詞下方排印一條橫線。第一個詞是標準用語,省里通知有固定格式,最后一個詞是公文種類.七、抄送單位，是指需要了解此公文內容的有關單位。一般均用上下兩條線隔開，抄送指除主送機關以外的其他需要告知公文內容（需要執(zhí)行或知曉內容）的上級、下級和無隸屬關系的機關，應當用全稱或規(guī)范化簡稱、統(tǒng)稱。抄送機關名稱標注在印制版記上方，主題詞下方，用橫線把主題詞和印制版記隔開，抄送機關名稱前加“抄送”2字用3號仿宋體字左邊空1字排字，后標全形冒號。抄送機關名稱之間用頓號或逗號隔開，末尾用句號。一行不夠用二行,二行與冒號后對齊。八、檔案版頭。正式公文一般都有版頭，標明是哪個機關的公文。版頭以大紅套字印上“××××××（機關）檔案”，下面加一條紅線（黨的機關在紅線中加一五角星）襯托。九、公文編號。一般包括機關代字、年號、順序號。如：“國發(fā)[1997]5號”，代表的是國務院一九九七年第五號發(fā)文?！皣l(fā)”是國務院的代字，“[1997]”是年號，（年號要使用方括號“[]”），“5號”是發(fā)文順序號。幾個機關聯(lián)合發(fā)文的，只注明主辦機關的發(fā)文編號。編號的位置：凡有檔案版頭的，放在標題的上方紅線與文頭下面的正中位置；無檔案版頭的，放在標題下的右側方。編號的作用：在于統(tǒng)計發(fā)文數(shù)量，便于公文的管理和查詢；在引用公文時，可以作為公文的代號使用。十、簽發(fā)人。許多檔案尤其是請示或報告，需要印有簽發(fā)人名，以示對所發(fā)文件負責。簽發(fā)人應排在文頭部分，即在版頭紅線右上方，編號的右下方，字型較編號稍小。一般格式為“簽發(fā)人：×××”。十一、機密等級。機密公文應根據(jù)機密程度劃分機密等級，分別注明“絕密”、“機密”、“秘密”等字樣。機密等級由發(fā)文機關根據(jù)公文內容所涉及的機密程度來劃定，并據(jù)此確定其送遞方式，以保證機密的安全。密級的位置：通常放在公文標題的左上方醒目處。機密公文還要按份數(shù)編上號碼，印在檔案版頭的左上方，以便查對、清退。十二、緊急程度。這是對公文送達和輸時限的要求，分為“急件”、“緊急”、“特急”幾種。標明緊急程度是為了引起特別注意，以保證公文的時效，確保緊急工作問題的及時處理。緊急程度的標明，通常也是放在標題左上方的明顯處。十三、閱讀范圍，根據(jù)工作需要和機密程度，有些公文還要明確其傳送和閱讀范圍，通常寫在發(fā)文日期之下，抄報抄送單位之上偏左的地方，并加上括號。如：“（此件發(fā)至縣團級）”。行政性、事務性的非機密性公文，下級機關對上級機關的行文，都不需特別規(guī)定閱讀范圍。十四、附件。這是指附屬于正文的文字材料，它也是某些公文的重要組成部分。附件不是每份公文都有，它是根據(jù)需要一般作為正文的補充說明或參考材料的。公文如有附件，應當在正文之后、發(fā)文機關之前，注明附件的名稱和件數(shù)，不可只寫“附件如文”或者只寫“附件×件”置于主件之后，另起一頁開始排印，與主件裝訂在一起。公文如有附件，要在正文最后一行后空1行的左側空2個字，用3號仿宋體字排印“附件”2字后標全形冒號和附件名稱。如有2個以上附件，用***數(shù)字依次標注序號。附件名稱長需要回行時，應當與附件名稱的文字對齊序號后面用小圓點。例如“附件：1．XXXXXXXXXX”附件的首頁左上角頂格用3號黑體字排印“附件”2字及附件的順序號。黨委僅用附,十五、其他。公文文字一般從左至可橫寫、橫排。擬寫、謄寫公文，一律用鋼筆或毛筆，嚴禁使用圓珠筆和鉛筆，也不要復寫。公文紙一般用16開，在左側裝訂。十五、印章。除“會議紀要”和以電報形式發(fā)出的公文外，均應加蓋發(fā)文機關的印章。印章距正文2mm―4mm居中壓成文日期。當印章下弧無文字時，采用下套方式，即僅以下弧線壓在成文日期上；當印章下弧有文字時，采用中套方式，即印章的中心線壓在成文日期上。十六、印制版記。由發(fā)文機關名稱、印發(fā)日期及兩條橫線組成。印發(fā)機關左空1字，印發(fā)時間右空1字，用3號仿宋體字排印。印發(fā)時間用***數(shù)字、年份不能簡寫。上行文的印發(fā)日期后接著排印“印字”；下行文平行文的，排印“印發(fā)”2字。十七、公文用紙格式采用國際標準A4型紙，其成品幅面尺寸為：公文用紙上白邊（天頭）寬為20mm±0.5mm，下白邊（地腳）寬7mm±0.5mm，左白邊（訂口）寬20mm±0.5mm，右白邊（翻口）寬15mm±0.5mm。首頁不要頁碼.為了防止出現(xiàn)“此頁無正文”字樣，在調整行距、字距時，每頁既可減少1行，每行可減少1―2個字，也可每頁增加1―2行，每行增加1―2個字。公文要雙面印刷。公文頁碼用4號半形白體***數(shù)字標注，置于版心下邊緣之下一行，數(shù)字左右各放一條4號一字線，一字線距版心下邊緣7mm，單頁碼居右空1字，雙頁碼居左空1字。公文裝訂與公文排印一致，左側裝訂，不掉頁。

行政公文的種類有哪些國家行政機關公文最新版本有15種，分別是決議、決定、命令（令）、公報、公告、通告、意見、通知、通報、報告、請示、批覆、議案、函、紀要，比2000年8月的版本多了決議和公報兩個文種。

中國***機關公文公認的有決議、決定、公報、公告、通告、意見、通知、通報、報告、請示、批覆、議案、函、紀要十四個文種。

行政公文主要有以下特點：

1、有法定作者制發(fā)。法定作者指依法成立并能以自己名義享有權利承擔義務的社會組織及其領導人。

2、具有法定的權威性和現(xiàn)行效用。法定權威性是指公文在法定時間和空間范圍內能夠對受文者的行為產生一定程度的強制性影響。現(xiàn)行校用指公文在其內容所針對的現(xiàn)行公務活動中直接發(fā)揮實際效力具有依據(jù)和憑證功能。

3、公文具有規(guī)范的體式和特定的處理程式。公文的規(guī)范體式是指公文的文體和格式必須符合國家的統(tǒng)一規(guī)定。收文和發(fā)文均有一定的處理程式各環(huán)節(jié)皆有順序性和規(guī)范性不得自行其是。

拓展資料：

行政公文是公務文書的簡稱，是人類在治理社會、管理國家的公務實踐中使用的具有法定權威和規(guī)范格式的應用文。它是特殊規(guī)范化的文體，具有其它文體所沒有的權威性，有法定的制作許可權和確定的讀者，有特定的行文格式，并有行文規(guī)則和辦理辦法。